Cada invitado en su mesa y en su silla, sobre el plano
El plano tiene el escenario, la pista, la mesa principal y cada mesa con sus sillas numeradas. La organización decide quién va dónde y lo cambia cuando haga falta: las familias piden estar juntas, alguien avisa que no viene, se reacomoda. Cada silla muestra si está libre, asignada o si su invitado ya está adentro. Tocá una mesa, una silla, o ubicá a alguien de la lista «Sin ubicar».
El plano lo armás una vez con tus mesas, su forma y sus asientos, y sirve para todas las fiestas. Si la fiesta vende la mesa online, el comprador puede elegirla él sobre el plano —entera o por sillas, y hasta con precio distinto según dé al frente, de costado o de espaldas al escenario—; esa no se mueve desde acá.
Un link por mesa, un DNI por invitado, un QR por persona
El que tiene la mesa comparte un solo link por WhatsApp. Cada invitado lo abre, carga su nombre y su DNI y se lleva su propio QR, de un solo uso. Un DNI, una invitación: el que ya tiene la suya no saca otra. Con «exigir nominación» prendido, un QR sin nombre ni DNI no pasa la puerta. Probalo en la piel de un invitado de la mesa 7.
Si la fiesta vende tarjetas (egresados, por ejemplo), funciona igual con la compra grupal: una compra de diez tarjetas genera diez entradas individuales, y cada egresado nomina la suya. Lo que nadie reclamó del link sigue entrando con el QR del dueño de la mesa: el aforo nunca se descuenta dos veces.
Escanear con el celular y ver quién llegó, mesa por mesa
El staff valida con la cámara del celular, sin hardware obligatorio. Al escanear, la pantalla dice quién es y dónde se sienta: «Mesa 7 · Silla 4». Un QR ya usado o una captura reenviada rebota. Si alguien llega sin batería, se lo busca por DNI contra la lista nominada. Escaneá a los que van llegando y mirá cómo se llena el plano de arriba.
El personal queda fichado al usar el lector, con el balance de quién vino. Si la fiesta tiene ventana de reingreso, el que sale un rato vuelve a pasar dentro de ese tiempo; guardarropa y estacionamiento se manejan con el mismo QR o el DNI.
Las consumiciones viajan adentro del mismo QR
La tarjeta puede traer consumiciones incluidas —o barra libre—. En la barra se escanea el mismo QR de la puerta: se ve cuántas le quedan, se descuenta y cada canje queda registrado, sin pulseras ni fichas. Elegí a alguien que ya entró y pedile algo.
Lo que no está incluido se vende en la barra como siempre, con su caja y su stock.
Quién vino, quién falta y cómo queda la plata
El organizador ve presentes y ausentes mesa por mesa mientras pasa la noche —en pantalla, en una hoja imprimible y en CSV, que dicen el mismo número—. Si la fiesta vende tarjetas, ve también cada compra grupal y cuándo le llega la plata. Y si el salón se lo alquilaste a una productora, la cuenta se parte en dos.
Tres cosas que conviene saber antes
Preferimos decirlas ahora y no la noche de la fiesta.
La silla asignada no va en el QR
Cuando la organización ubica a un invitado, ese lugar no le aparece en su eTicket: se lo indica la puerta al escanear. Así, si a las 21 reacomodás una mesa, nadie llega con un lugar viejo en el celular.
El alta de la productora la hacemos nosotros
Para alquilarle el salón a una productora, nos pasás su nombre y su cuenta queda asociada a tu salón. Conviene pedirlo antes de la primera noche: hasta entonces sus fechas no te aparecen para cargar el alquiler.
Sin QR, la barra anota en papel
Si la puerta trabaja con la lista impresa, se entra igual cotejando el DNI. Pero un canje de consumición sin escanear no queda registrado: la hoja trae casilleros para tachar a mano.